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April 19, 2017

GTD partie 4 : Le workflow GTD

L’objectif de la méthode GTD est de nous apprendre à mieux analyser nos actions afin de s’y engager de façon appropriée. Puis, de le stocker sur une mémoire externe, de sorte que nous ayons toute notre tête lorsque surviendront des imprévus.

Afin d’être au clair avec ce que nous avons à faire, GTD propose une approche en 5 étapes, une sorte de workflow.

  1. La collecte : phase pendant laquelle vous allez passer en revue tout ce que vous avez à faire : Tableau à accrocher, papiers à trier, appeler le restaurant, appeler mon client, … Notez toutes ces choses sur un morceau de papier que vous déposerez dans une boîte. Bien sûr, il s’agit là d’une boite conceptuelle, choisissez votre propre support.
  2. Le traitement : C’est là que vous allez décider quoi faire de chacun de ces éléments : Cela enclenche-t-il une action ? Si oui quand ? Est ce un document de référence ? Je ne met rien de côté, je prends les éléments de ma boite de collecte les uns après les autres pour constituer ma liste de prochaines actions
  3. Organisation : Maintenant, vous allez trier tous ces éléments, par exemple, en projets : ranger le garage, aller au restaurant, etc.
  4. Revue : repasser en revue régulièrement vos listes entreposées dans un système de confiance.
  5. Passons à l’action !

La partie la plus importante revient au traitement des éléments choisis lors de la collecte : c’est là que vous devrez prendre des décisions sur les actions à accomplir, et que vous prendrez vos engagements. L’action, bien sûr, est également importante, mais l’ordre dans lequel on choisit de faire les choses aura une grande incidence sur ce que l’on sera capable d’accomplir.

Une façon de choisir le bon ordre est de suivre ce workflow, proposé par David Allen :

Est-ce que c’est actionable ? En d’autres termes, cet élément va-t-il générer une action, quelque chose de concret à réaliser ?

Si non, cet élément peut aller dans trois boîtes différentes :

  • Poubelle : cela ne m’apporte finalement rien du tout
  • Un jour peut être : il est possible que cela m’apporte quelque chose un jour, mais pas dans l’immédiat. J’y reviendrais plus tard
  • Référence : ce sont les documents de référence que je trie dans un classeur par exemple

En revanche, si cet élément est actionnable, puis-je le faire en moins de 2 minutes ? Si oui, autant s’en débarrasser et le faire tout de suite.

Si je ne peux pas faire cela en moins de 2 minutes, alors je dois me demander : suis-je la personne la plus pertinente pour cet élément ? Si non, déléguez et faites un suivi. Si oui, il n’y a aucune honte à le remettre à plus tard : notez-le dans un calendrier ou dans votre liste de prochaines actions.

C’est cette liste de prochaines actions que nous passerons en revue régulièrement pour savoir quoi faire, ainsi notre cerveau peut se libérer de tout ce qui n’est pas nécessaire.

Ce modèle est un support pour nous encourager à prendre correctement nos engagements, pour ne pas se mentir à soi-même, ni se décevoir. Le workflow GTD vise à nous libérer suffisamment de place dans notre esprit pour pouvoir prendre les bonnes décisions sur les prochaines actions à réaliser ou à planifier. De cette manière, nous pouvons achever nos tâches au lieu de ressentir la frustration de ne rien pouvoir terminer, ce qui nous libère du stress pour retrouver : l’esprit comme l’eau.

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